Personaldokumente online managen: krz.personalakte
Wir bieten Ihnen eine vollständig webbasierte Softwarelösung für ein effizientes Dokumentenmanagement im Personalbereich, welche die spezifischen Anforderungen öffentlicher Verwaltungen und Organisationen erfüllt.
Output-Management
Mit krz.personalakte haben Sie alle Abrechnungsdokumente jederzeit griffbereit. Durch die Integration ins Output-Management werden Dokumente nach Personalfall oder anderen Kriterien strukturiert, im PDF/A-Format archiviert und mit Metadaten für die Weiterverwendung versehen. Auch eine kriterienübergreifende Archivierung sowie individuell anpassbare Aktenstrukturen, Berechtigungen und Suchmasken sind möglich.
Dokumentenfilterung
Sie können flexibel „Dokumenten-Filter“ erstellen, die Sie bei Bedarf jedem Mitarbeitenden, in beliebiger Reihenfolge für unterschiedliche Zwecke bereitstellen oder exportieren können. So lassen sich beispielsweise Gehaltsmitteilungen und Sozialversicherungsnachweise effizient generieren und versenden.
Wiedervorlage, Posteingang und Postkorb
Dank der Funktionen „Wiedervorlage“, „Posteingang“ und „Postkorb“ behalten Sie stets alle relevanten Informationen, Dokumente und Aufträge im Blick. Diese praktischen Funktionen sorgen für eine klare Übersicht und verhindern, dass wichtige Aufgaben oder Fristen übersehen werden. So bleibt der Arbeitsablauf effizient und gut organisiert.
Scannen
Scan-Dateien werden automatisch in ein überwachtes Austauschverzeichnis hochgeladen und dann in die entsprechende Akte überführt. Dateien können mit unterschiedlichen Metadaten verarbeitet werden und anschließend im Posteingang bzw. Postkorb oder direkt beim Personalfall abgelegt werden. Die Metadaten werden den Dateien in Form von QR-Codes hinzugefügt.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Zeitersparnis – Schneller Zugriff auf alle Mitarbeiterdokumente
- Sicherheit & Datenschutz – DSGVO-konforme Speicherung und Zugriffskontrolle
- Automatisierte Workflows – Weniger Verwaltungsaufwand durch digitale Prozesse
- Platzersparnis & Nachhaltigkeit – Kein Papierarchiv mehr erforderlich
- Einfache Integration – Kompatibel mit bestehender HR-Software
krz.personalakte basiert auf KIDICAP, einer Softwarelösung der GIP GmbH.
