Postfach

KIDICAP.Postfach

Die App KIDICAP.Postfach in Kombination mit der KIDICAP.Personalakte bietet vielen Einrichtungen erhebliche Vorteile, da alle Mitarbeiter, denen ein persönliches Postfach als Self-Service in KIDICAP zur Verfügung gestellt wird, direkten Zugriff auf ihre Unterlagen, wie Gehaltsmitteilungen, Lohnsteuerbescheinigungen, Zeitnachweise, Sozialversicherungsnachweise, Reisekostenerstattungen, Arbeitgeberkorrespondenz, etc., haben und diese eigenständig abrufen können.

Alles bleibt maximal sicher unter der Kontrolle des KIDICAP.Berechtigungssystems. Die App läuft im Webbrowser, die Übertragung an elektronische Endgeräte wird nach Bankenstandard verschlüsselt, der Zugriff soll zukünftig mittels Zweifaktor-Authentifizierung erfolgen. Sobald neue, persönliche Dokumente in die Personalakte eingegangen sind, werden die Adressaten per E-Mail benachrichtigt.

KIDICAP.Postfach wirkt in beide Richtungen: Vom Personalbereich zu den Mitarbeiter und zurück. Mit dem Upload-Dialog übernehmen die Mitarbeiter gescannte oder fotografierte Belege, E-Mails oder andere digitale Textformate in ihr persönliches Postfach. Annotationen markieren für den Personaler direkt Hinweise am Dokument, Mitteilungen ergänzen den Sachverhalt, bei Bedarf wird digital signiert. Anschließend wird das Dokument im digitalen Postfach des Personalsachbearbeiters gespeichert und der Prozess geht in die nächste Bearbeitungsrunde.

Vorteile auf einen Blick

• Zeitnaher, personalisierter Zugriff auf alle Personaldokumente
• Mitteilungen, Belege und Verträge verschlüsselt und signiert austauschen
• Befristeter Zugriff für Bewerber
• Einfache Anwendung im Webbrowser ohne App-Store
• Revisionssichere und DSGVO-konforme Archivierung aller Dokumente
• Einsparpotential, da Druck und Versand entfallen